Kaiserslautern (ots) –
Dass Projekte in Unternehmen scheitern oder nur unter großem Ressourcenaufwand abgeschlossen werden können, hat die unterschiedlichsten Gründe – die Verantwortung liegt jedoch fast immer bei den Firmen selbst, ließe sich ihr Scheitern doch mithilfe eines durchdachten Anforderungsmanagements in den meisten Fällen verhindern. Als Geschäftsführer der OSSENO Software GmbH unterstützt Dr. Sebastian Adam seine Kunden dabei, das Anforderungsmanagement zu professionalisieren und dadurch Produktentwicklungsprozesse zu verschlanken. Welche fünf Tipps hierbei besonders wichtig sind, verrät er im folgenden Ratgeber.
Wo an komplexen Projekten und Produkten gearbeitet wird, sind eine Vielzahl von Anforderungen von vielen verschiedenen Beteiligten die Regel. Umso wichtiger ist es, effiziente und funktionierende Prozesse für die Handhabung dieser Anforderung zu implementieren. „Ohne angemessenes Anforderungsmanagement verpufft ein beträchtlicher Teil der Arbeitsleistung in Koordinationsprozessen, überflüssigen Fehlern oder redundanten Meetings. Durch die Implementierung geeigneter Abläufe können daher erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen in Projekten erzielt werden“, so Dr. Sebastian Adam und Account Manager Lukas Schönberger von der OSSENO Software GmbH.
Als Anbieter von branchenunabhängigen Lösungen für Informations- und Anforderungsmanagement entwickelt die OSSENO Software GmbH Lösungen, um Projekte effektiver zu strukturieren und zu managen. Unter der Leitung von Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger bietet das Team maßgeschneiderte Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen und Innovationsteams von Großunternehmen an, um Anforderungen effizient und kostensparend in erfolgreiche Projekte umzusetzen. Im Laufe der Jahre haben sie eine Reihe wichtiger Tipps gesammelt, mit deren Hilfe ein solches Vorhaben zum Erfolg geführt werden kann.
Tipp 1: Den Wert eines durchdachten Anforderungsmanagements erkennen
Unternehmen, die an der Entwicklung von Produkten, IT-Systemen oder Dienstleistungen beteiligt sind, müssen häufig eine Vielzahl von Richtlinien, Ausschreibungsdetails und Anforderungen erfüllen. Mangelnde Präzision oder Konsistenz in der Arbeit kann schnell zu bedeutenden Schwierigkeiten führen und das gesamte Projekt ins Stocken bringen. Ein wesentlicher Auslöser hierfür ist die unvermeidliche Arbeitsteilung – wenn die Dokumentation der Anforderungen nicht konsistent erfasst und kontinuierlich aktualisiert wird, kann dies schnell zu unvollständigen, fehlerhaften oder unscharfen Vorgaben führen.
Um solche Reibungsverluste zu minimieren und Missverständnisse zwischen Dienstleister und Klient zu verhindern, sollten auch KMUs den Einsatz moderner Anwendungsmanagement-Tools in Betracht ziehen. Diese ermöglichen die Bearbeitung und Verwaltung der vielen Anforderungen und Spezifikationen, die heute von Kunden, Partnern und Zulieferern an viele Unternehmen gestellt werden. Durch die konsistente Erfassung aller Daten, selbst nach wiederholten Bearbeitungen, können unnötige Meetings oder Fehler aufgrund von geänderten Anforderungen auf ein Minimum reduziert werden.
Tipp 2: Individuelle Lösungen statt generischer Ansätze aus dem Lehrbuch
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen Anforderungsmanagementlösungen implementieren, sich dabei jedoch auf Methoden stützen, die aus Büchern oder Schulungen stammen. Obwohl es sinnvoll ist, das Anforderungsmanagement in einem Unternehmen auf theoretischen Grundlagen aufzubauen, wird oft übersehen, dass die Mitarbeiter letztendlich jeden Tag mit dem gewählten Prozess umgehen müssen. Die Anforderungsanalyse sollte daher immer an die Arbeitsmethoden und Strukturen einer jeden Firma angepasst werden, um Reibungsverluste zu vermeiden und einen echten Mehrwert im betrieblichen Alltag zu bieten. Generische Ratschläge von Konferenzen oder aus Lehrbüchern sind dafür oft nicht ausreichend.
Tipp 3: Mitarbeitern durchgehend unter die Arme greifen
Zahlreiche Unternehmen implementieren zwar Anforderungsmanagementsysteme, doch oftmals beschränken sie sich auf die Bereitstellung von Dokumentvorlagen und standardisierten Schulungen, ohne weitere Unterstützung für die Mitarbeiter im Projektverlauf zu leisten. Ohne methodische Anleitung und anhaltende Hilfestellung geht das einmal Erlernte jedoch häufig schnell verloren, wodurch die Anforderungsanalyse nicht den gewünschten Mehrwert liefern kann. Es ist demnach vorteilhafter, die Mitarbeiter durch maßgeschneiderte Coachings und Trainings zu befähigen, die Vorteile eines modernen Anforderungsmanagements eigenständig und vollständig zu nutzen. Internes oder externes Beratungspersonal kann hier beispielsweise durch individuelle Unterstützung im Verlauf eines konkreten Projekts dazu beitragen, das Erlernte nachhaltig zu verankern.
Tipp 4: Feedback nutzen und Abläufe durchgehend optimieren
Den Entscheidungsträgern sollte zudem bewusst sein, dass modernes Anforderungsmanagement erst dann effektiv Zeit und Geld einsparen kann, wenn der Endbenutzer den neu implementierten Prozess versteht und von dessen Relevanz überzeugt ist. Dazu ist eine angemessene Einbeziehung aller Beteiligten erforderlich. Wenn diese den Vorteil des Anforderungsmanagements persönlich erfahren, werden sie motiviert sein und ihre Aufgaben mit mehr Engagement und Effizienz angehen. Daher ist es entscheidend, Bedenken oder Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter frühzeitig in die Planung der Anforderungsanalyse einzubeziehen und das neue Verfahren zunächst in einfacheren Pilotprojekten zu erproben. Wer darüber hinaus während der Implementierungsphase regelmäßig Feedback von den Benutzern einholt, kann seine Prozesse in der Produktentwicklung weiter verfeinern.
Tipp 5: Auf die richtigen Tools zur Ertragsmaximierung setzen
Für die Maximierung der Prozess- und Arbeitsablaufoptimierung sollte der Wert spezialisierter Hilfsmittel nicht unterschätzt werden. Trotz der Tatsache, dass beispielsweise die Entwicklung eines medizinischen Geräts oder einer Produktionsmaschine viele hunderte Anforderungen erfüllen muss, verlassen sich insbesondere mittelständische Unternehmen noch immer auf Excel-Tabellen zur Koordination der Anforderungen, anstatt auf spezialisierte Anforderungsmanagement-Tools zu setzen. Dies führt immer wieder zu Verzögerungen oder Diskrepanzen, da Spezifikationen sich ständig ändern oder nicht alle beteiligten Parteien den gleichen Zugang zu den Datensätzen haben. Es existieren allerdings zahlreiche Tools, die von den Mitarbeitern ohne aufwendige Einarbeitung genutzt werden können, um Aufgaben letztendlich zu automatisieren und Prozesse enorm zu beschleunigen.
Sie wollen Ihre Projekte reibungslos abwickeln und sie mithilfe eines durchdachten Anforderungsmanagements ausnahmslos zum Erfolg führen? Dann melden Sie sich jetzt bei Dr. Sebastian Adam (https://www.osseno.com/de/) und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin!
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